Ich denke, es ist überhaupt kein Problem, in einer Turnhalle o.ä. zu schlafen. Mit einem anderen Forum haben wir in der Schweiz mal für ne Flugshow ne ganze Zivilschutzanlage gemietet, das ging problemlos (25 Personen zwischen 15 und 60 Jahren). Und wers bequemer mag, der findet garantiert ein günstiges bis teures Hotel. Klar, sanitäre Anlagen müssen in genügender Zahl und funktionierend zur Verfügung stehen.

Verpflegung und Getränke könnte man mit vernünftigem Aufwand sicher realisieren. Am ersten Abend vielleicht bei brauchbarem Wetter etwas auf den Grill werfen und jeweils ein einfaches Frühstück sowie Getränke bereitstellen. Für die übrigen übrige Nahrungsmittelversorgung gibt es ja sicher noch den lokalen Liefer-Italiener oder -Türken sowie einen Supermarkt.

Sobald klar ist, dass etwas geht, sollte unbedingt ein Termin vereinbart werden. So wissen auch alle potentiellen Teilnehmer und der Veranstalter frühzeitig, ob und wer kommen kann.

Solltet ihr Unterstützung bei der Planung benötigen, so bin ich gerne bereit mitzuarbeiten. (Leider nur via Internet, aber es gibt ja wohl genügend Papierkram zu erledigen (Anmeldungen, Programm, evtl. Anfragen))